Как написать правильное коммерческое предложение?
Инструкция по написанию коммерческого предложения.
Сегодня в век деловой активности нам постоянно необходимо направлять будущим или нынешним деловым партнерам различную корреспонденцию, в том числе коммерческие предложения. Давайте вспомним сколько раз Вы их писали? И что самое главное, вспомним обстоятельства написания коммерческих предложений.
Большая половина коммерческих предложений написана в спешке, сразу после звонка от потенциального клиента либо после успешных или не очень (нужное подчеркнуть) деловых переговоров. С большой степенью вероятности можно утверждать, что у уважающей себя организации есть заготовленное, так сказать, типичное коммерческое предложение, которое и направляется «срочно». Но так ли оно эффективно, как мы полагаем? Давайте разберемся, как выжать максимум из этого мощного механизма привлечения новых деловых партнеров.
Правильное оформление или дизайн коммерческого предложения.
Деловая переписка не терпит излишеств и витиеватой речи. Так и к оформлению коммерческого предложения предъявляются требования, правда, они минимальны. В обязательном порядке в шапке документа должен присутствовать логотип Вашей организации и адрес с контактными телефонами.
Весь документ должен быть написан с использованием одного шрифта. Не стоит забывать, что коммерческое предложение имеет своего адресата, поэтому обращение пишется посередине и выделяется жирным шрифтом, размер шрифта должен быть таким же, как и размер основного текста, в конце обращения поставьте знак восклицания.
Данные о получателе коммерческого предложения принято указывать в правом углу. Нужно соблюдать следующий порядок следования слов: должность, название организации, ФИО получателя, можно указать номер телефона/факса. Нужно обеспечить выравнивание текста по краю.
Не допускайте сокращений такого вида «орг-ция перевозки» или «проф. монтаж». Если в коммерческом предложении Вы используете сокращения единицы измерения, то они должны быть одного стиля «грн» или «гривней». В конце укажите исполнителя коммерческого предложения, не забудьте про его контактный телефон.
Содержание коммерческого предложения.
Немного о содержании. Правильное коммерческое предложение легко понять, т.е. человек, читающий Ваше бизнес предложение не должен быть профессором в этой области, чтобы разобраться в ее сути.
Опасайтесь смешения разговорной речи с профессиональным языком.
При написании коммерческого предложения единых требований к объему этого документа нет. Если никак нельзя избежать большого количества текста, то разбейте текст на части с заголовками для каждой из них. В итоге у Вас будет более читабельный текст, а заголовки привлекут и удержат внимание читающего.
Предложения должны быть короткими, простыми и понятными, не допускайте предложений в 3-4 строки. Уделяйте также внимание величине абзацев – оптимально 5-7 строк.
Виды коммерческих предложений.
Коммерческие предложения можно разделить на 2 категории – персональные и общие (типовые).
Персональные коммерческие предложения предполагают написание бизнес предложения для конкретного человека. Такие коммерческие предложения чаще всего являются результатом проведенных деловых переговоров или опроса.
Очень важно правильно адресовать коммерческое предложение. Главное не допустить чисто психологическую ошибку и адресовать письмо руководителю предприятия, «перепрыгнув» через голову, к примеру, ответственного менеджера по направлению. Нужно сделать так, чтобы Ваше коммерческое предложение двигалось вверх по цепочке ответственных лиц.
В коммерческом предложении этой категории нужно описать конкурентные преимущества рассмотренного на встрече товара или услуги.
Общие (типовые) коммерческие предложения необходимы для массового распространения среди потенциальных клиентов Вашей организации.
Очень важно, чтобы в содержании такого предложения сразу была «зацепка», которая заинтересует получателя прочесть коммерческое предложение до конца.
Структура коммерческого предложения.
Как и любой правильно оформленный документ деловой переписки, коммерческое предложение начинается со вступления, имеет основную часть и заключение.
Вступление должно четко определить повод Вашего обращения к читателю. Это очень важная часть документа, ведь от правильно написанного вступления зависит и будущий результат. Плохо написанное вступление, скорее всего, послужит быстрой утилизации Вашего коммерческого предложения в корзине потенциального клиента, который в свою очередь так и останется потенциальным.
Вначале изложите важные факты и любую другую информацию, которая подчеркнет Вашу компетентность в рассматриваемом вопросе. Мысли должны быть четкими, однозначными, избегайте абстракции.
В основной части коммерческого предложения попытайтесь, как можно полнее, детализировать суть самого бизнес предложения. Не бойтесь приложить фотографии, техническое описание, схемы предлагаемого товара.
В заключении нужно подвести итог, еще раз указать Ваше предложение и условия предоставления, указать контактное лицо, которое ответит на все возникшие вопросы при прочтении коммерческого предложения. Никогда не заканчивайте бизнес предложение, так называемым, мини-итогом. Ведь большинство людей не будут тратить время на прочтение всего документа, и, не найдя нужных слов в начале или конце текста, просто выбросят его в мусорную корзину.
В конце документа обязательно дайте призыв к действию, Клиент должен, сразу после прочтения коммерческого предложения, набрать Ваш номер или сразу купить Ваш товар, либо заказать услугу.
Самое главное при написании коммерческого предложения.
Самое главное – выполнить самоанализ. Просто поставьте себя на место Вашего потенциального клиента. Сделайте попытку понять, что ему будет интересно, что привлечет и впечатлит, а что сразу же оттолкнет. Такой анализ позволит создать коммерческое предложение, которое действительно будет работать.
Приведем перечень ошибок, которые наиболее часто допускают при написании коммерческих предложений:
1. Выгода для покупателя нечеткая. Нужно понимать, что потенциальный Клиент не будет убеждать себя сам в необходимости воспользоваться Вашим предложением, особенно если он не понимает, зачем ему надо Ваше предложение.
2. В случае сообщения какой-либо проблемы и продажи решения для этой проблемы Вы не даете четких и понятных пояснений Ваших решений.
3. Часто в коммерческом предложении можно увидеть совершенно ненужные и неважные проблемы. Происходит наполнение текстом ненесущим никакой смысловой нагрузки. Это чревато осложнением восприятия всего документа.
4. Плохо аргументируется назначенная на Ваш товар цена.
5. При перечислении клиентов не уточняется какую выгоду получили они от работы с Вами.
Если при написании коммерческого предложения Вы будете придерживаться этих правил, то шансы создать действительно правильное коммерческое предложение возрастает в разы.
- Пять основных принципов качественного дизайна сайта
- Ключевые слова. Урок № 5
- Ключевые слова. Урок № 4
- Ключевые слова. Урок № 3
- Ключевые слова. Урок № 2